Năm 2026, tiền của hộ kinh doanh phải nhìn cho rõ
Trong nhiều năm, phần lớn hộ kinh doanh nộp thuế theo một mức ấn định sẵn: cơ quan thuế xác định một con số dựa trên doanh thu ước tính, và mức nộp đó gần như đứng yên, không bám theo doanh thu thực tế lên xuống của từng tháng. Đó là cơ chế khoán.
Cơ chế đó đang thay đổi. Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng phương pháp khoán thuế, mà nộp thuế theo pháp luật về quản lý thuế — tức kê khai dựa trên doanh thu thực tế phát sinh. Nội dung này nằm ở khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 (Quốc hội khóa XV, Kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 17/5/2025).
Khi con số phải khai là doanh thu thực tế, thì cái đi liền với nó — chi phí thực tế — cũng cần rõ ràng không kém. Và với một shop bán online tự chạy quảng cáo, chi phí là chỗ dễ nhìn nhầm nhất. Phần còn lại của bài này nói về tiền: nó ra khỏi túi ở đâu, và vì sao những con số đẹp trên màn hình quảng cáo lại hay che mất bức tranh thật.
Cập nhật đến ngày 05/08/2026. Thông tin về thay đổi cách nộp thuế của hộ kinh doanh trong bài căn cứ Nghị quyết 198/2025/QH15. Bài viết tập trung vào chi phí quảng cáo và vận hành, không phải hướng dẫn thuế.
Trước khi áp dụng vào tình huống cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ hoặc Thư viện Pháp luật. Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn thuế chuyên môn.
Tiền ra khỏi túi ở những đâu
Giữa lúc khách trả tiền và lúc tiền còn lại trong túi, có nhiều khoản chen vào hơn hai chữ "hàng" và "ads". Liệt kê cho đủ:
- Quảng cáo trên nền tảng: tiền chạy ads trên Facebook, TikTok — khoản trả trực tiếp cho nền tảng.
- Quảng cáo nội sàn: các công cụ đẩy hiển thị ngay trong sàn thương mại điện tử, tính tiền riêng ngoài phần ads bên ngoài.
- Phí sàn: khoản sàn thu trên mỗi đơn, và đây là nhóm nhiều lớp nhất — phần dưới sẽ tách kỹ.
- Phí vận chuyển: phần cước ship mà shop gánh, nhất là khi chạy các chương trình miễn phí vận chuyển.
- Hàng hoàn: đơn bị trả về — vừa mất cơ hội bán, vừa phát sinh chi phí đi kèm.
- Đóng gói: hộp, túi, vật liệu chống sốc, tem nhãn — nhỏ trên mỗi đơn nhưng cộng dồn theo sản lượng.
- Nhân sự xử lý đơn: thời gian và công của người chốt đơn, đóng gói, chăm khách, xử lý khiếu nại.
Riêng phí sàn cần nhìn theo từng nhóm, vì nó không phải một con số duy nhất mà là nhiều khoản trừ chồng lên nhau:
- Phí hoa hồng hoặc phí cố định theo ngành hàng: khoản sàn thu tính trên giá trị đơn, khác nhau tùy nhóm sản phẩm.
- Phí giao dịch hoặc xử lý thanh toán: khoản gắn với việc thu hộ tiền và xử lý cổng thanh toán.
- Phí xử lý đơn cố định trên mỗi đơn: một khoản trừ đều theo từng đơn phát sinh, bất kể giá trị lớn nhỏ.
- Phí dịch vụ tự chọn: các gói như Freeship Extra, Voucher Xtra — bật lên thì tăng hiển thị, đổi lại là thêm một lớp phí.
- Hoa hồng affiliate: khi đơn đến từ creator hoặc cộng tác viên, có phần hoa hồng trích cho người mang đơn về.
- Phí hoàn hàng: khi đơn bị trả, và điều dễ bỏ sót là các khoản phí đã bị trừ trước đó thường không được hoàn lại.
Chưa cần con số cụ thể, chỉ nhìn danh sách này đã thấy: khoảng cách giữa "doanh thu" và "tiền thật còn lại" rộng hơn nhiều so với cảm giác thường ngày. Điều khiến nó khó nắm là các khoản này rơi vào những chỗ khác nhau và những thời điểm khác nhau. Tiền ads trừ ngay khi chạy, nằm ở tài khoản quảng cáo. Phí sàn trừ khi đơn hoàn tất, nằm trong sao kê của sàn. Cước ship và chi phí đóng gói phát sinh lúc giao hàng. Hàng hoàn lại đến muộn hơn nữa, có khi sau cả tuần. Vì tiền ra rải rác như vậy, rất khó cảm nhận tổng chi phí thật chỉ bằng trí nhớ — nó chỉ hiện ra đầy đủ khi bạn ngồi cộng lại trên một bảng.
Vì sao ROAS đẹp mà vẫn lỗ
Đây là chỗ nhiều shop vấp, và nó bắt nguồn từ một hiểu lầm về chính con số mình nhìn mỗi ngày.
ROAS trên trình quản lý quảng cáo là tỷ lệ giữa doanh thu ghi nhận được và số tiền đã chi cho ads. Nó trả lời đúng một câu hỏi hẹp: mỗi đồng bỏ vào quảng cáo mang về bao nhiêu đồng doanh thu. Vấn đề là nó chỉ biết đúng hai con số đó. Nó không biết phí sàn đã trừ bao nhiêu, không biết cước ship shop gánh, không biết bao nhiêu đơn sẽ bị hoàn, và tuyệt nhiên không biết giá vốn hàng của bạn là bao nhiêu.
Nghĩa là ROAS có thể sáng đèn xanh trong khi biên lợi nhuận thật đã âm. Biên lợi nhuận thật chỉ hiện ra sau khi lấy doanh thu trừ đi toàn bộ: giá vốn, tiền ads, phí sàn các lớp, phí ship, phần hàng hoàn, đóng gói và công vận hành.
Có một lớp nữa dễ bị bỏ qua: ngay cả phần "doanh thu" mà ROAS dùng cũng có thể lạc quan hơn thực tế. Doanh thu ghi nhận trên trình quản lý là doanh thu được gán cho quảng cáo tại thời điểm đơn phát sinh — nó chưa trừ đi những đơn sẽ bị hủy hoặc bị hoàn sau đó. Với ngành hàng có tỷ lệ hoàn cao, con số doanh thu trên màn hình và số tiền thật sự về tài khoản có thể chênh nhau đáng kể. Như vậy ROAS bị kéo lệch từ cả hai phía: mẫu số thì thiếu hàng loạt chi phí, còn tử số thì tính cả những đơn chưa chắc thành tiền. Đó là lý do một chỉ số nghe rất thuyết phục vẫn có thể dẫn bạn tới quyết định sai — như tăng ngân sách cho một sản phẩm mà mỗi đơn bán ra thực chất đang bào mòn vốn.
Để thấy cơ chế, hãy đi qua một ví dụ. Các con số dưới đây do bài viết tự đặt để minh hoạ phép tính, không phản ánh biểu phí của bất kỳ sàn nào. Giả sử bạn bán một sản phẩm giá 300.000đ, giá vốn 150.000đ. Bạn chi 60.000đ tiền ads để ra được đơn đó. Nhìn riêng phần này, doanh thu 300.000đ so với 60.000đ tiền ads cho ra một ROAS 5 — con số nghe rất đẹp.
Nhưng đơn hàng còn phải đi tiếp. Giả sử tổng các khoản phí sàn, phí thanh toán, phí xử lý đơn và phần cước ship shop gánh cộng lại là 55.000đ cho đơn này; thêm 8.000đ đóng gói. Cộng hết chi phí: 150.000đ giá vốn + 60.000đ ads + 55.000đ phí và ship + 8.000đ đóng gói = 273.000đ. Còn lại 27.000đ. Đơn vẫn có lãi mỏng — cho tới khi tính đến hàng hoàn. Nếu cứ vài đơn bán ra lại có một đơn bị hoàn, mà phần phí đã trừ cho đơn hoàn thường không lấy lại được, thì khoản lãi mỏng 27.000đ của những đơn thành công rất nhanh bị phần lỗ của đơn hoàn ăn hết. ROAS 5 vẫn nằm nguyên trên màn hình, còn túi tiền thì không thấy dày lên.
Điểm mấu chốt: con số duy nhất đáng tin là con số tính trên sao kê của chính bạn, với chi phí thật của bạn. Đừng lấy một mức ROAS "an toàn" hay một tỷ lệ lãi nghe được trên mạng làm chuẩn — cấu trúc chi phí mỗi shop mỗi khác, ngành hàng khác, tỷ lệ hoàn khác. Việc nên làm là mở sao kê sàn và bảng chi ads của chính mình, cộng đủ các lớp phí kể trên vào từng đơn, rồi mới kết luận đơn đó lãi hay lỗ. Muốn phần tiền ads trong phép tính này gọn hơn, có thể tối ưu từ gốc — xem cách tối ưu ROAS Facebook Ads — nhưng dù ROAS tốt đến đâu, bức tranh thật vẫn nằm ở dòng cuối cùng sau khi trừ hết.
Chứng từ cho khoản chi quảng cáo
Có một khoản chi mà hộ kinh doanh hay xử lý qua loa: tiền chạy ads trên các nền tảng nước ngoài.
Khi bạn nạp tiền quảng cáo cho Meta hay TikTok, đó là khoản chi trả cho một nhà cung cấp nước ngoài, và việc này làm phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu gắn với dịch vụ đó. Điều quan trọng với người bán không phải là tự đi tính loại thuế này, mà là giữ đúng chứng từ cho khoản chi — vì bản chất hóa đơn từ nền tảng nước ngoài khác với hóa đơn trong nước, và chỗ này nếu làm sai thì về sau rất khó gỡ.
Bài viết này không đi vào cách hạch toán hay xử lý khoản thuế đó. Nếu bạn cần hiểu bản chất loại thuế phát sinh khi chạy ads Facebook và dạng hóa đơn nhận được từ nền tảng, hãy đọc bài hóa đơn thuế nhà thầu chi phí Facebook Ads. Ở đây chỉ cần nhớ một điều: khoản chi quảng cáo là khoản cần có chứng từ đúng ngay từ đầu.
4 câu hỏi mang đi hỏi kế toán
Những gì thuộc về tình huống riêng của bạn — chứng từ, cách ghi nhận, mức sổ sách — cần một người hành nghề nhìn vào số thật. Bốn câu dưới đây là câu để bạn mang đi hỏi, không phải câu trả lời:
- Chứng từ chi phí quảng cáo: với khoản tiền tôi chạy ads trên các nền tảng nước ngoài, tôi cần giữ và chuẩn bị những loại chứng từ nào để khoản chi được coi là hợp lệ?
- Phí sàn bị trừ tự động: những khoản phí mà sàn tự trừ trên mỗi đơn được ghi nhận vào chi phí theo cách nào, và tôi lấy căn cứ ở đâu?
- Hàng hoàn: đơn bị hoàn cùng các khoản phí đã trừ không lấy lại được thì phản ánh vào sổ sách ra sao cho đúng?
- Mức sổ sách: với quy mô hộ kinh doanh của tôi, tôi cần chuẩn bị sổ sách và lưu chứng từ tới mức chi tiết nào?
Bốn câu này bám đúng những chỗ mà một bài blog không nên trả lời thay: chúng phụ thuộc vào số liệu thật, ngành hàng, và quy định hướng dẫn tại thời điểm bạn hỏi.
Kết
Thay đổi lớn của năm 2026 với hộ kinh doanh là doanh thu phải được khai theo con số thực tế. Nhưng với một shop tự chạy quảng cáo, phần đáng lo hơn cả không nằm ở tờ khai — nó nằm ở chỗ hiểu cho đúng đồng tiền của mình đi đâu. Doanh thu là con số dễ thấy nhất và cũng dễ đánh lừa nhất, vì giữa nó và khoản lãi thật có cả một dãy chi phí xếp hàng: ads, phí sàn nhiều lớp, ship, hàng hoàn, đóng gói, công người.
ROAS đẹp là một tín hiệu, không phải một kết luận. Kết luận nằm ở dòng cuối cùng của sao kê, sau khi đã trừ hết. Hiểu cơ chế chi phí trước, tính trên số của chính mình, rồi mang những câu hỏi cụ thể đi gặp người hành nghề — đó là cách một hộ kinh doanh bước vào năm 2026 mà không bị con số trên màn hình dẫn đi sai đường.
